Ausgaben
Um die Kosten nach einer Veranstaltung zurückzufordern, senden Sie bitte eine E-Mail an finance@oureaevents.com mit den folgenden Informationen:
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Name:
Veranstaltung:
Reisekosten (öffentliche Verkehrsmittel oder Auto zu 20 Pence pro Meile zum/vom Veranstaltungszentrum + zusätzliche Kilometer bei der Veranstaltung):
Es gilt eine Obergrenze für die Reisekosten zur/von der Veranstaltung - siehe unten.
ENTWEDER Bus- oder Bahnfahrt zum Veranstaltungszentrum und zurück (wir übernehmen keine Flugkosten):
ODER Hin- und Rückfahrt vom Wohnort zum Veranstaltungszentrum und zurück:
Zusätzlicher Kilometerstand bei der Veranstaltung:
Gesamtkilometerstand:
Postleitzahl des Wohnortes:
Namen etwaiger zusätzlicher Fahrzeuginsassen:
Aufgeschlüsselte Ausgaben (bitte Quittungen beifügen):
Z.B. Kraftstoff - Morrisons - £100.00
Aufgegliederte Ausgaben insgesamt: £
Bankverbindung:
Name des Kontos:
Kontonummer:
Postleitzahl:
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Die Zahlung wird innerhalb von 7 Tagen erwartet, kann aber bis zu 30 Tage dauern. Bitte überprüfen Sie Ihr Konto, aber zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, wenn Sie irgendwelche Fragen haben.
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Ausgabenpolitik für Veranstaltungsteams
Genehmigungsverfahren
Für alle nicht reisebezogenen Ausgaben, wie unten beschrieben, sollten Anträge über Charlie, Event Team Manager, per E-Mail gestellt werden an eventteam@oureaevents.com und sind ohne Genehmigung nicht zulässig.
Klageverfahren
Alle Spesen und Kilometergeld können per E-Mail an folgende Adresse beantragt werden finance@oureaevents.com
Die E-Mail muss Belege für den Kauf (z. B. Quittungen, Gutscheine oder ähnliches) und Ihre Bankverbindung enthalten. Der Antrag sollte innerhalb eines Monats nach Entstehen der Kosten eingereicht werden. Die Zahlung erfolgt per BACS.
Unterkunft
Im Allgemeinen wird bei allen Veranstaltungen die Übernachtung in Form von Camping erfolgen. Die Mitglieder des Veranstaltungsteams sind dafür verantwortlich, ihr eigenes Zelt und ihre eigene Campingausrüstung auf eigene Kosten mitzubringen. Dies wird für jede Veranstaltung mit dem Einsatzteam geklärt.
Die Benutzung von privaten Schlafwagen/Wohnmobilen ist bei Veranstaltungen nicht gestattet, es sei denn, dies wird für jede Veranstaltung gesondert festgelegt.
Bei einigen Veranstaltungen/Standorten wird eine Unterkunft in Form von Übernachtung und Frühstück angeboten, die von Ourea Events in Ihrem Namen gebucht wird. Niemand darf seine eigene Unterkunft "bei der Veranstaltung" buchen - dies ist keine genehmigte Ausgabe. Wenn ein Teil Ihrer Reise zu/von der Veranstaltung oder zu einem bestimmten Ort eine Übernachtung beinhaltet, geht dies zu Ihren eigenen Lasten und kann nicht geltend gemacht werden.
Lebensunterhalt
Im Allgemeinen wird bei allen Veranstaltungen die Verpflegung durch das Catering-Team übernommen. Dazu gehören Frühstück, Mittagessen, Abendessen und Erfrischungen. Daher werden keine zusätzlichen Lebensmittel während dieser Zeit erstattet.
Wenn Ihre Arbeitszeit bei/für die Veranstaltung vor oder nach dem vollen Betrieb des Cateringservices beginnt oder endet, werden die angemessenen Kosten für alle Mahlzeiten (Frühstück, Mittagessen, Abendessen und Erfrischungen), wie unten beschrieben, während der Arbeit vor Ort erstattet. Für alle ausgegebenen Mahlzeiten muss eine entsprechende Quittung mit Zeitangabe vorgelegt werden.
Angestrebte Kosten für das Frühstück: unter £10pp
Geplante Kosten für das Mittagessen: unter £10pp
Geplante Kosten für ein Abendessen: unter £15pp
Wenn Ihre Aufgabe auf der Veranstaltung es erfordert, dass Sie sich während der Essenszeiten (Frühstück, Mittagessen und Abendessen) nicht am Veranstaltungsort aufhalten, wird Ihnen entweder eine Mahlzeit zum Mitnehmen zur Verfügung gestellt oder es besteht die Möglichkeit, eine Tagespauschale zu erhalten. Dies ist von Veranstaltung zu Veranstaltung unterschiedlich und wird in Ihrem Briefing-Dokument, das Sie von Ourea Events erhalten, näher erläutert.
Nicht erstattungsfähige Kosten
Ausgaben für Ehegatten oder andere Nichtarbeitnehmer, die Arbeitnehmer auf ihren Reisen begleiten.
"Kaffee-Stopps", die nicht unbedingt notwendig und unwahrscheinlich sind, damit Sie die oben genannten Zielkosten einhalten.
Alkoholische Getränke.
Fahrt mit dem eigenen Fahrzeug zur/von der Veranstaltung - Kilometergeld wird in Höhe von 20 Pence pro Meile von der Heimatadresse bis zum Veranstaltungsort gezahlt, bis zu einem Höchstanspruch von:
500 Meilen (£100) für größere / mehrtägige Veranstaltungen (DBR, CWU, GL3D, Traversen, Skyline Scotland)
250 Meilen (£50) für kleinere / eintägige Veranstaltungen (SheRACES, Tea&Trails, Buttermere, Kendal).
Bei geteilter Beförderung kann nur der Fahrer einen Anspruch geltend machen, aber für jedes weitere beförderte Mitglied des Personals, des Auftragnehmers oder des Veranstaltungsteams können zusätzlich 5 Pence pro Kilometer geltend gemacht werden.
In den seltenen Fällen, in denen Ourea Events ein persönliches Fahrzeug für das Abschleppen zur/von der Veranstaltung angefordert hat, werden 45 Pence pro Meile für die zum/von der Veranstaltung gefahrenen Kilometer während des Abschleppens gezahlt (ansonsten 20 Pence wie oben), danach 30 Pence (bei der Veranstaltung).
Öffentliche Verkehrsmittel zur/von der Veranstaltung - Es gibt einen maximalen Zuschuss von £125 für größere / mehrtägige Veranstaltungen (siehe Liste oben) oder £65 für kleinere / eintägige Veranstaltungen (siehe Liste oben) für jede Veranstaltung, wenn Sie mit öffentlichen Verkehrsmitteln (Zug oder Bus) reisen, nur Standardklasse. Wir übernehmen keine Flugkosten für die Anreise zu Veranstaltungen.
Reisen während der Veranstaltung
Es gibt keine Begrenzung für Ausgaben, die während der Veranstaltung entstehen, wenn Sie ein Miet-/Privatfahrzeug fahren, sofern sie von Ourea Events genehmigt wurden und die nachstehenden Bedingungen erfüllt sind.
Fahren eines Leihwagens - der Kraftstoff für den Leihwagen wird über die Spesenabrechnung erstattet, für die Quittungen vorgelegt werden müssen. Siehe Antragsverfahren oben.
Fahren von Privatfahrzeugen - Das Fahren von Privatfahrzeugen während der Veranstaltung ist normalerweise nicht gestattet. In Fällen, in denen Ourea Events das Fahren eines Privatfahrzeugs verlangt hat, werden 30 Pence pro Kilometer auf der Veranstaltung gezahlt, mit Ausnahme der Kilometer zwischen dem Wohnort und dem Veranstaltungszentrum (die mit 20 Pence pro Kilometer gezahlt werden). Wenn Ourea Events verlangt, dass ein persönliches Fahrzeug gefahren und zum Abschleppen verwendet wird, werden 45 Pence pro Meile gezahlt, ausschließlich für die während des Abschleppens gefahrenen Kilometer. Danach können 30 Pence (auf der Veranstaltung) oder 20 Pence (zur/von der Veranstaltung) pro Meile geltend gemacht werden.
Ourea Events kann verlangen, dass jeder Mitarbeiter der Veranstaltung, der während der Veranstaltung sein eigenes privates Fahrzeug benutzt, einen zweiten Fahrer für die Dauer der Veranstaltung, einschließlich der An- und Abreise, in seine Versicherungspolice aufnimmt. Diese Kosten würden von Ourea Events übernommen.
Absage der Veranstaltung
Im Falle einer Absage durch Ourea Events haftet Ourea Events nicht für Kosten, die dem Veranstaltungspersonal entstehen, einschließlich (aber nicht beschränkt auf) Reise-, Unterbringungs- und/oder andere Kosten.