Dépenses


Pour demander le remboursement des frais engagés à la suite d'un événement, veuillez envoyer un courriel à l'adresse suivante finance@oureaevents.com avec les informations suivantes :

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Nom :

Événement :

 

Frais de déplacement (transports publics ou voiture à 20 pence par kilomètre vers/depuis le centre de l'événement + kilométrage supplémentaire lors de l'événement) :

Les frais de voyage à destination et en provenance de l'événement sont plafonnés - voir ci-dessous.

Le trajet aller-retour en bus ou en train jusqu'au centre de l'événement (les billets d'avion ne sont pas pris en charge) :

OU le kilométrage aller-retour entre le domicile et le centre d'événements :

Kilométrage supplémentaire en fonction de l'événement :

Kilométrage total :

Code postal du domicile :

Noms des passagers supplémentaires de la voiture :

 

Dépenses détaillées (joindre les reçus) :

Ex. carburant - Morrisons - £100.00

 

Total des dépenses détaillées : £

 

Coordonnées bancaires :

Nom du compte :

Numéro de compte :

Code de tri :

 

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Le paiement est attendu dans les 7 jours mais peut prendre jusqu'à 30 jours. Veuillez vérifier votre compte et n'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions.

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Politique de dépenses de l'équipe de l'événement

Procédure d'autorisation 

For all non-travel expenses, as detailed below, requests should be made through the Event Team Manager, via email to eventteam@oureaevents.com and are not permitted unless authorised.  

 

Procédure de réclamation 

Tous les frais et le kilométrage peuvent être réclamés en envoyant un courriel à l'adresse suivante finance@oureaevents.com 

The email must include evidence of purchase (i.e. VAT receipts, vouchers or similar) and your bank details. The claim should be submitted within one month of the expense being incurred, and this will be paid by BACS. 

 

Hébergement  

Generally, at all events overnight accommodation will be in the form of camping. It is the event team member’s responsibility to bring their own tent and camping equipment, at their own expense. This will be clarified for each event by the Operations Team. 

L'utilisation de camionnettes personnelles n'est pas autorisée lors des événements, à moins que cela ne soit spécifié pour chaque événement. 

At some events/sites, accommodation is provided in the form of bed and breakfast; this will be booked on your behalf by Ourea Events. No persons shall book their own accommodation ‘at event’ – this is not an authorised expense. If part of your travel to/from the event, or to a specific site, includes an overnight stay, this will be at your own expense and cannot be claimed.   

Subsistance  

En règle générale, lors de tous les événements, la nourriture et les services de restauration sont fournis par l'équipe de restauration. Cela comprend le petit-déjeuner, le déjeuner, le repas du soir et les rafraîchissements. Par conséquent, aucune nourriture supplémentaire ne sera remboursée pendant cette période.  

If your working hours at/for the event start before, or end after, the catering service is fully operational then the reasonable cost of all meals (breakfast, lunch, or evening meal), as outlined below, whilst working on event will be reimbursed. All expensed meals must be supported by a relevant timed VAT receipt. 

  • Coût cible du petit-déjeuner : moins de £10pp 

  • Coût cible du déjeuner : moins de £10pp 

  • Coût cible du repas du soir : moins de 15 £pp 

 If your job role on the event requires you to be away from the event site during meal times (breakfast, lunch, and evening meal) either a take-away meal will be provided by the Catering Team, a per diem payment may be possible, or expenses may be claimed. This will vary per event and will be detailed in your briefing document provided by Ourea Events. Authorisation will be required for all subsistence expenses claims. 

 

Dépenses non remboursables 

  • Expenses incurred by spouses or other non-event team who accompany event team on their travels. 

  • “Coffee stops” that are not strictly necessary and unlikely to keep you within the above target costs. 

  • Boissons alcoolisées. 

Driving a personal vehicle to/from the event

Mileage is paid at 20p per mile from home address to the event centre site, up to a maximum claim of:  

  • 500 miles (£100) each for DBR, CWU, Traverses, Skyline Scotland 

    If transport is shared only the driver can claim, but an additional 5p per mile can be claimed for each additional staff, contractor or event team member transported.  

Public transport to/from the event

There is a maximum allowance of £125 for each of DBR, CWU, Traverses, Skyline Scotland events if travelling by public transport (train or bus), standard class only. We do not cover air fares or taxis for getting to/from events. 

 

Voyage pendant l'événement 

Les dépenses générées pendant l'événement par la conduite d'un véhicule de location/personnel ne sont pas limitées, pour autant qu'elles soient autorisées par Ourea Events et qu'elles respectent les conditions ci-dessous.  

  • Driving a hire vehicle – fuel for the hire vehicle will be reimbursed through the expense claim process, for which VAT receipts must be provided. See claim procedure above.    

  • Driving personal vehicle – driving personal vehicles during the event is not normally permitted. In circumstance where Ourea Events have requested a personal vehicle is driven then mileage is paid at 0.30p per mile on event, excluding mileage between home and the Event Centre (which is paid at 0.20p per mile). In circumstance where Ourea Events have requested a personal vehicle is driven and used for towing then mileage is paid at 0.45p per mile exclusively for the miles driven whilst towing, after which 0.30p (on event) or 0.20p (to/from event) per mile can be claimed.  

  • Ourea Events peut exiger que tout membre du personnel de l'événement utilisant son propre véhicule privé lors d'un événement ait un deuxième conducteur désigné ajouté à sa police d'assurance pour la durée de l'événement, y compris pour les déplacements vers et depuis l'événement. Ce coût sera couvert par Ourea Events.  

Annulation de l'événement  

En cas d'annulation par Ourea Events, Ourea Events ne sera pas responsable des frais encourus par le personnel de l'événement, y compris (mais sans s'y limiter) les frais de voyage, d'hébergement et/ou autres.