Dépenses
Pour demander le remboursement des frais engagés à la suite d'un événement, veuillez envoyer un courriel à l'adresse suivante finance@oureaevents.com avec les informations suivantes :
___________________________________________
Nom :
Événement :
Frais de déplacement (transports publics ou voiture à 20 pence par kilomètre vers/depuis le centre de l'événement + kilométrage supplémentaire lors de l'événement) :
Les frais de voyage à destination et en provenance de l'événement sont plafonnés - voir ci-dessous.
Le trajet aller-retour en bus ou en train jusqu'au centre de l'événement (les billets d'avion ne sont pas pris en charge) :
OU le kilométrage aller-retour entre le domicile et le centre d'événements :
Kilométrage supplémentaire en fonction de l'événement :
Kilométrage total :
Code postal du domicile :
Noms des passagers supplémentaires de la voiture :
Dépenses détaillées (joindre les reçus) :
Ex. carburant - Morrisons - £100.00
Total des dépenses détaillées : £
Coordonnées bancaires :
Nom du compte :
Numéro de compte :
Code de tri :
___________________________________________
Le paiement est attendu dans les 7 jours mais peut prendre jusqu'à 30 jours. Veuillez vérifier votre compte et n'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions.
___________________________________________
Politique de dépenses de l'équipe de l'événement
Procédure d'autorisation
Pour tous les frais autres que les frais de voyage, tels que détaillés ci-dessous, les demandes doivent être faites par l'intermédiaire de Charlie, responsable de l'équipe événementielle, par courrier électronique à l'adresse suivante eventteam@oureaevents.com et ne sont pas permises sans autorisation.
Procédure de réclamation
Tous les frais et le kilométrage peuvent être réclamés en envoyant un courriel à l'adresse suivante finance@oureaevents.com
L'e-mail doit contenir la preuve de l'achat (c'est-à-dire les reçus, les bons ou autres) et vos coordonnées bancaires. La demande doit être soumise dans un délai d'un mois à compter de la date à laquelle la dépense a été encourue et sera payée par BACS.
Hébergement
En règle générale, lors de tous les événements, l'hébergement pour la nuit se fera sous forme de camping. Il incombe aux membres de l'équipe de l'événement d'apporter leur propre tente et leur matériel de camping, à leurs frais. Cette question sera clarifiée pour chaque événement avec l'équipe chargée des opérations.
L'utilisation de camionnettes personnelles n'est pas autorisée lors des événements, à moins que cela ne soit spécifié pour chaque événement.
Lors de certains événements/sites, l'hébergement est fourni sous la forme d'un lit et d'un petit déjeuner, qui seront réservés en votre nom par Ourea Events. Il est interdit de réserver son propre hébergement "à l'occasion de l'événement" - il ne s'agit pas d'une dépense autorisée. Si une partie de votre voyage vers/depuis l'événement, ou vers un site spécifique, comprend une nuitée, celle-ci sera à vos frais et ne pourra pas faire l'objet d'une demande de remboursement.
Subsistance
En règle générale, lors de tous les événements, la nourriture et les services de restauration sont fournis par l'équipe de restauration. Cela comprend le petit-déjeuner, le déjeuner, le repas du soir et les rafraîchissements. Par conséquent, aucune nourriture supplémentaire ne sera remboursée pendant cette période.
Si vos heures de travail lors de l'événement commencent avant ou se terminent après que le service de restauration soit pleinement opérationnel, le coût raisonnable de tous les repas (petit-déjeuner, déjeuner, repas du soir et rafraîchissements), tel que décrit ci-dessous, pendant que vous travaillez sur place, sera remboursé. Tous les repas pris en charge doivent être accompagnés d'un reçu dûment daté.
Coût cible du petit-déjeuner : moins de £10pp
Coût cible du déjeuner : moins de £10pp
Coût cible du repas du soir : moins de 15 £pp
Si votre rôle lors de l'événement vous oblige à vous absenter du site de l'événement pendant les heures de repas (petit-déjeuner, déjeuner et repas du soir), un repas à emporter vous sera fourni ou une indemnité journalière pourra vous être versée. Ces dispositions varient d'un événement à l'autre et sont détaillées dans le document d'information fourni par Ourea Events.
Dépenses non remboursables
Les dépenses encourues par les conjoints ou d'autres personnes non salariées qui accompagnent les salariés dans leurs déplacements.
Les "arrêts-café" qui ne sont pas strictement nécessaires et peu susceptibles de vous permettre de rester dans les limites des coûts cibles susmentionnés.
Boissons alcoolisées.
Conduite d'un véhicule personnel pour se rendre à l'événement ou en revenir - Les frais kilométriques sont remboursés à raison de 20 pence par kilomètre entre l'adresse du domicile et le site du centre de l'événement, jusqu'à concurrence d'un montant maximum :
500 miles (£100) pour les événements plus importants ou de plusieurs jours (DBR, CWU, GL3D, Traverses, Skyline Scotland)
250 miles (£50) pour les événements plus petits ou d'une journée (SheRACES, Tea&Trails, Buttermere, Kendal).
Si le transport est partagé, seul le conducteur peut faire une demande de remboursement, mais un supplément de 5 pence par kilomètre peut être demandé pour chaque membre supplémentaire du personnel, du contractant ou de l'équipe de l'événement qui est transporté.
Dans les rares cas où Ourea Events a demandé qu'un véhicule personnel soit utilisé pour le remorquage vers/depuis l'événement, le kilométrage est payé à 45 pence par mile pour les miles parcourus vers/depuis l'événement pendant le remorquage (sinon 20 pence comme ci-dessus), après quoi 30 pence (sur l'événement).
Transport public vers/depuis l'événement - L'indemnité maximale est de 125 £ pour les événements de grande envergure ou de plusieurs jours (voir liste ci-dessus) ou de 65 £ pour les événements de moindre envergure ou d'une journée (voir liste ci-dessus) pour chaque événement, si le voyage se fait par transport public (train ou bus), en classe standard uniquement. Nous ne prenons pas en charge les billets d'avion pour se rendre aux manifestations.
Voyage pendant l'événement
Les dépenses générées pendant l'événement par la conduite d'un véhicule de location/personnel ne sont pas limitées, pour autant qu'elles soient autorisées par Ourea Events et qu'elles respectent les conditions ci-dessous.
Conduite d'un véhicule de location - le carburant pour le véhicule de location sera remboursé par le biais de la procédure de remboursement des frais, sur présentation des reçus. Voir la procédure de demande de remboursement ci-dessus.
Conduite d'un véhicule personnel - la conduite d'un véhicule personnel pendant l'événement n'est normalement pas autorisée. Dans les cas où Ourea Events a demandé qu'un véhicule personnel soit conduit, le kilométrage est payé à 30 pence par kilomètre pendant l'événement, à l'exclusion du kilométrage entre le domicile et le centre d'événement (qui est payé à 20 pence par kilomètre). Lorsque Ourea Events a demandé qu'un véhicule personnel soit conduit et utilisé pour le remorquage, le kilométrage est payé à 45 pence par mile exclusivement pour les miles parcourus pendant le remorquage, après quoi 30 pence (sur l'événement) ou 20 pence (vers/depuis l'événement) par mile peuvent être réclamés.
Ourea Events peut exiger que tout membre du personnel de l'événement utilisant son propre véhicule privé lors d'un événement ait un deuxième conducteur désigné ajouté à sa police d'assurance pour la durée de l'événement, y compris pour les déplacements vers et depuis l'événement. Ce coût sera couvert par Ourea Events.
Annulation de l'événement
En cas d'annulation par Ourea Events, Ourea Events ne sera pas responsable des frais encourus par le personnel de l'événement, y compris (mais sans s'y limiter) les frais de voyage, d'hébergement et/ou autres.