Spese

Per recuperare le spese a seguito di un evento, inviare un'e-mail a finance@oureaevents.com con le seguenti informazioni:

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Nome:

Evento:

Spese di viaggio (trasporto pubblico o auto a 20p per miglio da/per il centro dell'evento + chilometraggio aggiuntivo durante l'evento):

Si applica un limite alle spese di viaggio per/da l'evento - vedi sotto.

O il biglietto dell'autobus o del treno per il centro dell'evento e ritorno (non copriamo i biglietti aerei):

OPPURE chilometraggio di andata e ritorno da casa al centro eventi e ritorno:

Chilometraggio aggiuntivo per l'evento:

Chilometraggio totale:

Codice postale di residenza:

Nomi di eventuali altri passeggeri dell'auto:

Spese dettagliate (allegare le ricevute):

Ad esempio, carburante - Morrisons - £ 100,00

Totale delle spese dettagliate: £

Dettagli bancari:

Nome del conto:

Numero di conto:

Codice di ordinamento:

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Il pagamento è previsto entro 7 giorni, ma potrebbe richiedere fino a 30 giorni. Si prega di controllare il proprio account, ma non esitate a contattare se avete domande.

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Politica sulle spese del team dell'evento

Procedura di autorizzazione

Per tutte le spese non di viaggio, come specificato di seguito, le richieste devono essere inoltrate a Charlie, Event Team Manager, via e-mail a eventteam@oureaevents.com e non sono consentite se non autorizzate.

Procedura di reclamo

Tutte le spese e il chilometraggio possono essere richiesti via e-mail a finance@oureaevents.com

L'e-mail deve contenere la prova dell'acquisto (scontrini, voucher o altro) e le coordinate bancarie. La richiesta di rimborso deve essere presentata entro un mese dalla data in cui è stata sostenuta la spesa e sarà pagata tramite BACS.

Sistemazione

In generale, in tutti gli eventi la sistemazione per la notte avverrà sotto forma di campeggio. È responsabilità del membro del team dell'evento portare la propria tenda e l'attrezzatura da campeggio, a proprie spese. Questo aspetto sarà chiarito per ogni evento con il team operativo.

L'uso di furgoni/camper personali non è consentito in nessun evento, a meno che non sia specificato per ogni singolo evento.

In alcuni eventi/siti è previsto l'alloggio sotto forma di pernottamento e prima colazione, che sarà prenotato a vostro nome da Ourea Events. Nessuna persona può prenotare il proprio alloggio "all'evento": questa non è una spesa autorizzata. Se parte del viaggio da/per l'evento, o per un sito specifico, include un pernottamento, questo sarà a vostre spese e non potrà essere richiesto.

Sussistenza

In generale, in tutti gli eventi, il cibo/catering sarà fornito dal team di catering. Questo include colazione, pranzo, cena e rinfreschi. Pertanto, non sarà rimborsato alcun cibo aggiuntivo durante questo periodo.

Se il vostro orario di lavoro presso/per l'evento inizia prima o termina dopo che il servizio di catering è pienamente operativo, vi sarà rimborsato il costo ragionevole di tutti i pasti (colazione, pranzo, cena e rinfreschi), come indicato di seguito, mentre lavorate in loco. Tutti i pasti spesi devono essere supportati da una relativa ricevuta con data di scadenza.

Costo target della colazione: meno di £10pp
Costo indicativo del pranzo: meno di £10pp
Costo del pasto serale target: meno di £15pp

Se il vostro ruolo all'interno dell'evento richiede che siate lontani dal luogo dell'evento durante gli orari dei pasti (colazione, pranzo e cena), vi sarà fornito un pasto da asporto o sarà possibile pagare una diaria. Questo varia a seconda dell'evento e sarà dettagliato nel documento informativo fornito da Ourea Events.

Spese non rimborsabili

Spese sostenute da coniugi o altri non dipendenti che accompagnano i dipendenti nei loro viaggi.
"Fermate del caffè" che non sono necessariamente e difficilmente in grado di farvi rientrare nei costi target di cui sopra.
Bevande alcoliche.

Guida di un veicolo personale da/per l'evento - Il chilometraggio viene pagato a 20p per miglio dall'indirizzo di casa alla sede dell'evento, fino a un massimo di richieste di rimborso:

500 miglia (100 sterline) per eventi più grandi / di più giorni (DBR, CWU, GL3D, Traverses, Skyline Scotland)
250 miglia (£50) per eventi più piccoli o di un giorno (SheRACES, Tea&Trails, Buttermere, Kendal).

Se il trasporto è condiviso, solo l'autista può richiedere il rimborso, ma è possibile richiedere un supplemento di 5p per miglio per ogni membro aggiuntivo del personale, del contraente o del team dell'evento trasportato.

In rare circostanze in cui Ourea Events ha richiesto l'uso di un veicolo personale per il traino da/per l'evento, il chilometraggio viene pagato a 45p per miglio per i chilometri percorsi da/per l'evento durante il traino (altrimenti 20p come sopra), dopo di che 30p (all'evento).

Trasporto pubblico da/per l'evento - È prevista un'indennità massima di 125 sterline per gli eventi più grandi / di più giorni (vedi elenco sopra) o di 65 sterline per gli eventi più piccoli / di un giorno (vedi elenco sopra) per ogni evento se si viaggia con i mezzi pubblici (treno o autobus), solo in classe standard. Non sono coperte le tariffe aeree per raggiungere gli eventi.

Viaggio durante l'evento

Non c'è limite alle spese generate durante l'evento se si guida un veicolo a noleggio/personale, a condizione che siano autorizzate da Ourea Events e secondo le condizioni di seguito riportate.

Guida di un veicolo a noleggio - il carburante per il veicolo a noleggio sarà rimborsato attraverso la procedura di richiesta di rimborso spese, per la quale è necessario fornire le ricevute. Vedere la procedura di richiesta di rimborso di cui sopra.
Guida di veicoli personali - la guida di veicoli personali durante l'evento non è normalmente consentita. Nei casi in cui Ourea Events ha richiesto la guida di un veicolo personale, il chilometraggio viene pagato a 30 p.p. per miglio durante l'evento, escluso il chilometraggio tra casa e il Centro eventi (che viene pagato a 20 p.p. per miglio). Nel caso in cui Ourea Events abbia richiesto la guida di un veicolo personale e il suo utilizzo per il traino, il chilometraggio viene pagato a 45 pence al chilometro esclusivamente per i chilometri percorsi durante il traino, dopodiché è possibile richiedere 30 pence (durante l'evento) o 20 pence (da/per l'evento) al chilometro.
Ourea Events può richiedere che il personale dell'evento che utilizza il proprio veicolo privato durante un evento abbia un secondo conducente nominato aggiunto alla propria polizza assicurativa per la durata dell'evento, compresi gli spostamenti da e verso l'evento. Questo costo sarà coperto da Ourea Events.

Cancellazione dell'evento

In caso di cancellazione da parte di Ourea Events, Ourea Events non sarà responsabile di eventuali costi sostenuti dallo Staff dell'evento, inclusi (ma non limitati a) i costi di viaggio, alloggio e/o altri costi.