Gastos
Para reclamar gastos tras un acto, envíe un correo electrónico a finance@oureaevents.com con la siguiente información:
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Nombre:
Evento:
Gastos de viaje (transporte público, o coche a 20 peniques por kilómetro hasta/desde el centro del evento + kilometraje adicional en el evento):
Se aplica un límite a los gastos de viaje de ida y vuelta al evento (véase más abajo).
Billete de autobús o tren de ida y vuelta al centro del evento (no cubrimos los billetes de avión):
O kilometraje de ida y vuelta desde el domicilio al centro del evento:
Kilometraje adicional en el evento:
Kilometraje total:
Código postal:
Nombres de los pasajeros adicionales del coche:
Gastos detallados (adjunte los recibos):
Ej. Combustible - Morrisons - £100.00
Total gastos detallados: £.
Datos bancarios:
Nombre de la cuenta:
Número de cuenta:
Código Sort:
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El pago se efectuará en un plazo de 7 días, pero puede tardar hasta 30 días. Compruebe su cuenta y no dude en ponerse en contacto con nosotros si tiene alguna duda.
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Política de gastos del equipo del evento
Procedimiento de autorización
Para todos los gastos no relacionados con viajes, como se detalla a continuación, las solicitudes deben hacerse a través de Charlie, Event Team Manager, por correo electrónico a eventteam@oureaevents.com y no se permiten a menos que se autoricen.
Procedimiento de reclamación
Todos los gastos y kilometraje pueden reclamarse enviando un correo electrónico a finance@oureaevents.com
El correo electrónico debe incluir pruebas de la compra (es decir, recibos, vales u otros) y sus datos bancarios. La solicitud debe presentarse en el plazo de un mes desde que se produjo el gasto, y se abonará por BACS.
Alojamiento
En general, en todos los eventos el alojamiento nocturno será en forma de acampada. Es responsabilidad del miembro del equipo del evento traer su propia tienda y equipo de acampada, corriendo con los gastos. Esto se aclarará en cada evento con el Equipo de Operaciones.
No se permite el uso de furgonetas/campervans personales en ningún evento, a menos que se especifique por evento.
En algunos eventos/sitios se proporciona alojamiento en forma de cama y desayuno, que será reservado en su nombre por Ourea Events. Ninguna persona podrá reservar su propio alojamiento "en el evento", ya que no se trata de un gasto autorizado. Si parte de su viaje a/desde el evento, o a un lugar específico, incluye una pernoctación, ésta correrá por su cuenta y no podrá ser reclamada.
Subsistencia
Por lo general, en todos los actos, la comida y el catering correrán a cargo del equipo de catering. Esto incluirá el desayuno, el almuerzo, la cena y los refrescos. Por lo tanto, no se reembolsará ninguna comida adicional durante este tiempo.
Si su horario de trabajo en/para el evento comienza antes o termina después de que el servicio de catering esté plenamente operativo, se le reembolsará el coste razonable de todas las comidas (desayuno, almuerzo, cena y refrescos), como se indica a continuación, mientras trabaje in situ. Todos los gastos de comidas deberán justificarse con el recibo correspondiente.
Coste del desayuno: menos de 10 £ por persona
Precio de la comida: menos de 10 £ por persona
Precio de la cena: menos de 15
Si su función en el evento requiere que esté fuera del lugar del evento durante las horas de las comidas (desayuno, almuerzo y cena), se le proporcionará comida para llevar o se le podrán pagar dietas. Esto variará según el evento y se detallará en el documento informativo que le proporcionará Ourea Events.
Gastos no reembolsables
Gastos de los cónyuges u otras personas no empleadas que acompañan a los trabajadores en sus desplazamientos.
"Paradas de café" que no son estrictamente necesarias y que probablemente no le mantengan dentro de los costes objetivo anteriores.
Bebidas alcohólicas.
Conducción de un vehículo personal hasta/desde el evento - El kilometraje se paga a 20 peniques por milla desde el domicilio hasta el lugar del evento, hasta un máximo de:
500 millas (£100) para eventos más grandes / de varios días (DBR, CWU, GL3D, Traverses, Skyline Scotland)
250 millas (50 £) para eventos más pequeños / de un día (SheRACES, Tea&Trails, Buttermere, Kendal).
Si el transporte es compartido, sólo puede reclamar el conductor, pero se pueden reclamar 5 peniques por milla adicionales por cada miembro adicional del personal, contratista o equipo del evento transportado.
En raras circunstancias en las que Ourea Events haya solicitado que se utilice un vehículo personal para remolcar hasta/desde el evento, el kilometraje se pagará a 45p por milla por las millas recorridas hasta/desde el evento mientras se remolca (de lo contrario 20p como arriba), después de lo cual 30p (en el evento).
Transporte público hasta/desde el evento - Hay una asignación máxima de £125 para eventos más grandes / de varios días (véase la lista anterior) o £65 para eventos más pequeños / de un día (véase la lista anterior) para cada evento si se viaja en transporte público (tren o autobús), sólo clase estándar. No cubrimos los billetes de avión para llegar a los eventos.
Desplazamientos durante el acontecimiento
No hay límite para los gastos generados durante el evento si se conduce un vehículo de alquiler/personal, siempre que estén autorizados por Ourea Events y según las condiciones que se indican a continuación.
Conducción de un vehículo alquilado: el combustible del vehículo alquilado se reembolsará mediante el procedimiento de solicitud de reembolso de gastos, para lo cual deberán presentarse los recibos correspondientes. Véase el procedimiento de solicitud más arriba.
Conducción de vehículos personales - Normalmente no está permitido conducir vehículos personales durante el evento. En caso de que Ourea Events haya solicitado que se conduzca un vehículo personal, el kilometraje se pagará a 30 peniques por milla durante el evento, excluyendo el kilometraje entre el domicilio y el Centro de Eventos (que se pagará a 20 peniques por milla). Cuando Ourea Events haya solicitado que se conduzca un vehículo personal y se utilice para remolcar, el kilometraje se pagará a 45 peniques por milla exclusivamente por las millas recorridas mientras se remolca, después de lo cual se podrán reclamar 30 peniques (en el evento) o 20 peniques (a/desde el evento) por milla.
Ourea Events puede requerir que cualquier personal del evento que utilice su propio vehículo privado durante un evento tenga un segundo conductor nombrado añadido a su póliza de seguro para la duración del evento, incluyendo su viaje hacia y desde el evento. Este coste será cubierto por Ourea Events.
Cancelación del acto
En caso de cancelación por parte de Ourea Events, Ourea Events no será responsable de los gastos en que incurra el personal del evento, incluidos (pero no limitados a) los gastos de viaje, alojamiento y/u otros gastos.